Jak uporządkować dokumenty?

Segregatory, teczki i skoroszyty zazwyczaj kojarzą nam się z administracją biurową. Biorąc jednak pod uwagę ilość dokumentów, które zalegają w naszym domu, w różnych dziwnych miejscach śmiało można po nie sięgnąć, aby zapanować nad papierowym chaosem.

Jak zadbać o porządek w dokumentach?

Zbiórka dokumentów

Najlepiej zacząć od dokładnego przeszukania mieszkania i zebrania w jednym miejscu wszystkich dokumentów. Następnie należy je przejrzeć pod kątem tematyki i na tej podstawie wyłonić kategorie, które będą bardzo pomocne przy późniejszym sortowaniu.

W tym miejscu warto również pozbyć się dokumentów, których nie jesteśmy już zobligowani archiwizować. Po miesiącu możemy się pozbyć potwierdzeń przeprowadzonych operacji bankowych, o ile są one zgodne z naszym stanem konta. Dwa lata trzymamy m.in. dowody zakupu i faktury VAT, trzy lata rachunki za czynsz i opłaty za energię, natomiast dokumenty podatkowe archiwizujemy przez sześć lat. Pozostałe „papiery” pozostaną z nami na dłużej, a niektóre nawet na całe życie.

Dobór odpowiednich narzędzi

Z pomocą w porządkowaniu dokumentów spieszą segregatory, teczki, skoroszyty a także różnego rodzaju zakładki. Ich zakupu należy dokonać po oszacowaniu liczby dokumentów i kategorii, którymi będziemy się posługiwać.

Sortowanie

Kategorie, które wyodrębniliśmy na podstawie zebranych dokumentów rozpisujemy, po jednej na kartce i rozkładamy w przestrzennym miejscu np. na podłodze. Następnie, przeglądając dokumenty przyporządkowujemy je do odpowiedniej grupy i układamy w stosy.

jak_uporzadkowac-dokumenty

Porządkowanie

Segregatory, teczki czy inne narzędzia opisujemy za pomocą kategorii, lub innego klucza (mogą to być przedziały czasu, nazwy firm, czy nazwy wynikające z charakteru dokumentu jak np. praca, zdrowie, edukacja). Takie etykiety można przygotować ręcznie lub wydrukować. Możemy również w tym celu wykorzystać kolory segregatorów, które będą odpowiadać poszczególnym kategoriom.

Przygotowane wcześniej stosy wkładamy do odpowiednich teczek. Kiedy uporamy się ze wszystkimi dokumentami wkładamy je do segregatorów lub wyznaczonej na archiwum półki/szuflady. Dokumenty, których nie musimy mieć pod ręką warto spakować do pudeł służących do archiwizacji. Takie pojemniki również warto opisać.

Uporządkowane dokumenty pozwolą nam zaoszczędzić czas, a w przypadku umów czy gwarancji również pieniądze. Mnogość wzorów i kolorów, w których dostępne są gadżety służące do archiwizacji upiększą nasze mieszkanie i sprawią, że sortowanie będzie czystą przyjemnością.

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o